Datenschutzerklärung

TwelveDonkeys OS ist so gebaut, dass es nur die Daten verarbeitet, die für die Arbeit damit nötig sind. Was anfällt, steht hier vollständig.

Verantwortlicher

Zehra Genc – Einzelunternehmen, 12Donkeys, Kleine Ehrenfeldstraße 6, 44789 Bochum · info@twelvedonkeys.de

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Daten der Zugänge (Konto, Anmeldung, Registrierung).

Daten, die Firmen eintragen

Kunden, Ansprechpartner, Kontaktberichte, Aufgaben, Angebote, Bestellungen und hochgeladene Dateien trägt die jeweilige Firma selbst ein. Für diese Daten ist die Firma verantwortlich; wir verarbeiten sie ausschließlich in ihrem Auftrag und nach ihrer Weisung (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, siehe Nutzungsbedingungen). Jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten. Wir werten sie nicht für eigene Zwecke aus, geben sie nicht weiter und nutzen sie nicht für Werbung.

Wer als Kunde oder Ansprechpartner einer Firma Fragen zu seinen Daten hat, wendet sich am besten direkt an diese Firma.

Was diese Software nicht tut

Keine Webanalyse, kein Tracking, keine Reichweitenmessung. Keine Werbenetzwerke, keine Social-Media-Plugins, keine eingebetteten Videos oder Kartendienste. Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server; es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen fremden Anbietern.

Nach der Anmeldung setzen wir genau ein Cookie: die Sitzung, damit Sie angemeldet bleiben. Es enthält eine zufällige Kennung, gilt höchstens 30 Tage und wird beim Abmelden gelöscht. Es ist für die Nutzung technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); deshalb gibt es kein Einwilligungsbanner.

Aufruf der Seite (Server-Logfiles)

Beim Aufruf überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten an unseren Server: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung und die Sicherheit des Servers erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem störungsfreien und sicheren Betrieb. Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nicht zur Analyse des Nutzerverhaltens verwendet.

Hosting

Anwendung, Datenbank, Dateien und Sicherungen liegen auf einem Server der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe. Der Server steht in Deutschland (Nürnberg). netcup ist unser Auftragsverarbeiter. Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS).

Registrierung und Konto

Bei der Registrierung speichern wir Firmenname, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash) sowie den Zeitpunkt, zu dem Sie den Nutzungsbedingungen und dieser Erklärung zugestimmt haben. Im Einrichtungsassistenten kommen freiwillig Firmenangaben dazu (Anschrift, Kontakt, Steuer- und Registerangaben, Bankverbindung, Logo), die zum Beispiel im Briefkopf von Angeboten erscheinen. Für Teammitglieder, die eine Firma einlädt, gilt dasselbe ab der Annahme der Einladung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die Nutzung). Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anmelde- und Registrierungsversuche je IP-Adresse; diese Zähler verfallen nach spätestens einer Stunde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Änderungen an Daten werden mit Zeitpunkt und Person in einer Änderungshistorie der Firma festgehalten, damit nachvollziehbar bleibt, wer was geändert hat.

E-Mails

Wir schicken nur E-Mails, die zur Nutzung gehören: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Link zum Zurücksetzen des Passworts, Einladungen ins Team und – wenn die Firma das nutzt – eine tägliche Übersicht der fälligen Aufgaben. Keine Newsletter, keine Werbung. Für den Versand nutzen wir den Dienst Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter; übermittelt werden Empfängeradresse und Inhalt der jeweiligen E-Mail. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO).

Optionale KI-Funktionen

Visitenkarten-Scan, Diktat von Kontaktberichten und Aufgaben per Sprache stehen nur zur Verfügung, wenn sie für eine Firma eingeschaltet sind. Nur wenn Sie eine dieser Funktionen selbst auslösen, gehen das Foto der Visitenkarte beziehungsweise die Sprachaufnahme und der erkannte Text an OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) zur Auswertung. Das Ergebnis füllt nur das Formular vor; gespeichert wird erst, wenn Sie es prüfen und bestätigen. OpenAI verarbeitet die Daten als Unterauftragsverarbeiter; die Übermittlung in die USA stützt sich auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Nach Angaben von OpenAI werden über die Schnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training von Modellen verwendet.

Speicherdauer

Wir speichern die Daten, solange das Konto beziehungsweise die Firma besteht. Nach Kündigung löschen wir die Daten der Firma, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht; vorher kann die Firma alles als Excel exportieren. Sicherungen werden nach 14 Tagen überschrieben.

Weitergabe

Wir geben Daten nicht an Dritte weiter – ausgenommen die oben genannten Auftragsverarbeiter und Fälle, in denen wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an info@twelvedonkeys.de genügt.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Stand

Oktober 2026. Ändert sich etwas an der Software, das diese Erklärung betrifft, ändern wir auch den Text – und schreiben das Datum neu.